Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant d’une entreprise ou indépendant, nous comprenons que (…)
Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant d’une entreprise ou indépendant, nous comprenons que cette période soit compliquée pour vous. Votre activité est ralentie (ou à l’arrêt), vous avez peu (ou pas) de visibilité sur le futur ce qui peut être (est) stressant et rempli d’incertitudes.
Mais, cette période de confinement est une unique opportunité pour prendre du recul sur votre situation, tant sur le plan personnel que professionnel.
Alors aujourd’hui on ouvre ses chakras : et si la crise du COVID-19 vous permettait enfin de vous poser les bonnes questions ?
Le côté pro 💼, le côté perso 🏡, on fait le point ensemble 🌡️.
9 min de lecture pour 90% de charge mentale en moins*, ça reste un bon investissement.
*chiffre non-objectif, mais ça reste entre nous 😉😘
Dans la gestion quotidienne de votre activité, il est rare que vous ayez le temps de vous concentrer sur la stratégie globale de votre entreprise, ou bien de prendre du recul sur l’organisation interne de votre entreprise pour analyser ses performances. Cette période de confinement est une opportunité unique de se pencher sur le sujet, et nous allons vous donner les clefs pour vous poser les bonnes questions.
Oui, la première étape n’est jamais la plus cool. Avant de mettre en place de nouvelles stratégies, un grand tri s’impose pour vous permettre d’y voir plus clair. C’est le moment où vous êtes tenté de simplement fermer la page de ce blog et faire comme si vous n’aviez jamais lu cet article. Mais croyez-nous, persévérez et vos efforts seront bénéfiques sur le long terme : pour vous, pour vos équipes, et vos clients. Allez, on continue !
Vous n’avez sûrement pas accès à vos locaux / bureaux (et de toute manière, nous n’allons pas vous demander d’aller y passer l’aspirateur). En revanche, un aspect souvent négligé est votre espace digital. En effet, tout comme on ferait le tri de ses placards, votre ordinateur, vos boîtes mails et vos espaces de stockage en ligne doivent aussi y passer. C’est important pour la productivité, et pour la sécurité. Donc on s’y met !
L’ordinateur, c’est un élément central de votre activité. Cependant, votre efficacité en tant que gestionnaire d’entreprise peut être mise à mal si votre environnement de travail numérique n’est pas optimisé.
La boîte mail, c’est le point de contact principal entre vous, vos collaborateurs et vos clients.
Le sujet est vaste, mais il faut y veiller de près ; et ce, dès le début de sa transformation digitale. L’actualité le démontre avec une recrudescence des attaques en ligne.
Maintenant que vous avez fait le tri jusque dans les petits coins poussiéreux dont personne ne s’occupe jamais, il est temps de prendre du recul pour analyser votre entreprise dans sa globalité. Pour ça, nous allons cartographier les activités de votre entreprise. Ça fait très scientifique, mais rien de bien compliqué, et cela va vous être très utile pour la suite .
Avant de commencer, munissez-vous de papier, post-it, ou utilisez vos murs si vous comptez refaire la peinture durant cette période de confinement . Vous pouvez (devez) également lire cet article pour bien comprendre l’utilité du BPM.
Par exemple :
co-fondatrice
co-fondatrice
La première étape est d’identifier les principaux indicateurs de performance (KPI en anglais). Vous pouvez en trouver ici une liste non-exhaustive, n’hésitez pas à chercher sur internet des indicateurs de performance relatifs à votre domaine d’activité . Pour mettre en perspective ces indicateurs, vous pouvez faire une analyse absolue (en comparant les même indicateurs sur différentes périodes d’activité), ou une analyse relative (quels sont les indicateurs de vos concurrents ?). Il est indispensable de suivre attentivement vos KPIs, et, qu’ils soient en phase avec vos objectifs de développement. Un fichier Excel fera parfaitement l’affaire, voici un lien qui pourra vous aider.
Prenons l’exemple d’un artisan dans le bâtiment :
Depuis son écran d’ordinateur, le chef d’entreprise suit ces indicateurs clés de performance quotidiennement. Il peut ainsi les utiliser pour prédire les bénéfices mensuels et tout effet significatif sur son bilan. Par exemple un écart de main d’œuvre négatif entraîne une diminution de la marge brute sur le chantier. Il s’appuie sur ce constat pour prendre des décisions opérationnelles et de gestion. En bref, les KPIs permettent d’avoir une vue d’ensemble, mais pour autant très précise de la santé de votre entreprise, ce qui permet de prendre les bonnes décisions au quotidien.
co-fondatrice
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Toujours en s’appuyant sur le BPM mais cette fois en utilisant aussi les KPIs que vous venez de lister, nous allons nous concentrer sur la stratégie amont, qui correspond à tous les processus d’approvisionnement, de logistique, de production…
Selon votre secteur d’activité, optimiser ces processus peut permettre d’améliorer directement, (= à très court terme = pendant la crise) la rentabilité du service ou produit que vous proposez . Il est donc essentiel de s’attarder sur ces fonctions opérationnelles de votre activité, et d’en détecter les axes d’amélioration. Si vous avez fait preuve de rigueur dans la création de votre BPM, toutes les informations devraient déjà être accessibles visuellement. Il suffit maintenant de se poser les bonnes questions. Par exemple :
Les fonctions support sont un élément essentiel au bon déroulement de votre activité.
Profitez par exemple de cette période de confinement pour vous attarder sur vos ressources humaines, sur vos besoins à court et moyen-long terme et réfléchir aux types de profils que vous aimeriez recruter ou aux formations que vous pourriez proposer à vos collaborateurs…
Vous avez fait “le plus dur” (c’est pas vraiment vrai, mais on vous encourage histoire que vous n’arrêtiez pas votre cure de jouvence en si bon chemin ). Bref, passons maintenant à la stratégie marketing et communication de votre entreprise.
Selon votre secteur d’activité, vous pouvez avoir plusieurs canaux de distribution. Au fil du temps, la performance de chacun d’entre eux peut évoluer, et c’est donc l’occasion de prendre du recul sur vos partenaires de vente, vos canaux de vente, plus globalement votre stratégie de vente. Encore une fois, profitez de ce temps libre, et incluez vos collaborateurs dans votre réflexion, soyez ouvert d’esprit, et acceptez la remise en question.
Votre stratégie d’acquisition doit également évoluer constamment pour suivre les nouvelles tendances. Qui sont vos clients ? Ont-ils évolué ? Avez-vous de nouveaux types de clients ? Comment les avez-vous attirés ou comment vous ont-ils connu ? Comment les faire revenir à nouveau ? Ce sont autant de questions à vous poser afin d’adapter votre stratégie d’acquisition clients.
Parlez à vos clients, montrez leur que l’entreprise évolue, que les services et produits évoluent, que vous êtes en forme et en adéquation avec votre marché et l’actualité ! Tous vos canaux de communication sont différents, il est donc important d’avoir une stratégie globale de communication, puis de l’adapter en fonction de chaque canal : vous ne communiquez pas de la même façon sur LinkedIn et Instagram ! ⚠︎
Par exemple, il faut construire un discours concernant la crise actuelle : Comment votre entreprise en est impactée ? Qu’avez-vous mis en place pour vous adapter ? Comment l’avez-vous fait ? Dans quel but / objectif ? Ce discours en rapport avec l’actualité doit correspondre à votre discours global et donc à votre positionnement. Pas besoin d’un communiqué de presse évidemment, mais votre positionnement doit être clair dans votre tête, dans celle de vos collaborateurs, de vos clients et … de vos prospects
La règle est simple : si l’on tape le nom de votre entreprise (ou de votre marque) sur internet, nous devons tomber sur une information traitant de votre offre. Bien évidemment, avoir un site internet complet avec un système de vente direct ou de réservation n’est pas utile pour toutes les entreprises. En revanche nous sommes clairs là-dessus, une présence digitale est fortement conseillée.
Soyons concrets : Si le copain d’un ami d’un cousin d’un client a entendu parler de vos services ou de votre produit, il doit pouvoir vous retrouver avec les informations qu’il a, généralement : votre nom, votre prénom, votre marque ou le nom de votre entreprise et des mots clés la concernant.
Par exemple : Bordeaux, Rive droite, plombier, Marcel Siphon, Siphon Dépannage. S’il ne vous trouve pas la première fois, les chances pour qu’il retente une recherche approfondie sont minces… il ira au plus simple, chez la concurrence que proposent les moteurs de recherche !
Pas d’affolement, pour ça il suffit :
Avec ces informations, n’importe qui pourra ainsi retrouver Marcel Siphon puis le contacter par téléphone ou mail afin de prendre rendez-vous…
La présence sur les réseaux sociaux implique de publier du contenu : photos, commentaires, vidéos, etc. MAIS :
On passe au niveau supérieur ! Toujours grâce au travail préparatoire du BPM, vous êtes en capacité de détecter les tâches et processus à faibles valeurs ajoutées (c’est-à-dire une tâche apportant peu à l’entreprise, cependant nécessaire et pouvant prendre du temps).
Trois solutions s’offrent donc à vous :
Pour y parvenir, de nombreux outils sont disponibles : chez Trésoria nous adorons par exemple Zapier. Concrètement, Zapier est capable de prendre deux services pour ensuite agir comme un intermédiaire pour les APIs. Traduction : cet outil est capable de relier les différentes applications que vous utilisez au quotidien. Vous pouvez pousser l’outil aussi loin que vous le voulez. Ça prend du temps, mais ça en fait gagner.
Vous pouvez ainsi automatiser tous types de tâches au sein de votre organisation. Ça demande de se pencher sur le sujet sérieusement, mais ce flux d’informations qui n’est plus sous votre responsabilité vous fait gagner du temps, et de l’énergie.
Vous pourrez vous concentrer sur ce qui importe vraiment : votre activité, et vos clients.
Supposons que vous voulez télécharger automatiquement des pièces jointes d’emails (retour de devis clients par exemple) envoyées à votre boîte Gmail vers un dossier de votre compte Dropbox (c’est un espace de stockage en ligne), vous pouvez utiliser Zapier qui automatise cette tâche, et notifiera automatiquement le commercial en charge du client.
En complément, voici une petite liste non-exhaustive des outils que nous utilisons chez Trésoria :
Et pour ceux qui ont l’esprit startup, ce site référence les nouveaux outils et produits Tech qui ne sont pas encore connus du grand public. Il y a souvent des pépites dans le lot, et vous pouvez également dénicher des alternatives gratuites aux services payants que vous utilisez actuellement
Vous avez rigoureusement suivi nos conseils pour prendre du recul sur votre activité et repenser la stratégie de votre entreprise. Vous y voyez plus clair, et vous êtes désormais impatient que le confinement soit levé pour retourner mettre en place toutes les bonnes idées que vous avez eues.
Vous foncez droit dans le mur ! Vous omettez la partie sûrement la plus importante de tout ça : vous. En tant que chef d’entreprise, votre bien-être et santé mentale sont des éléments indissociables de la réussite de votre entreprise.
Passons ensemble en revue quelques éléments qui vous permettront de maîtriser vos chakras si bien que vous serez une toute autre personne à la reprise de votre activité. C’est parti !
Si vous voulez constater de réels résultats, nous vous conseillons d’oublier tous vos préjugés, de faire preuve de motivation et d’ouverture d’esprit pour ce qui suit. Faites-nous confiance… c’est satisfait ou financé (Et oui, nous ne chouchoutons pas que les trésoreries mais aussi les chefs d’entreprises.)
Améliorer les performances de son entreprise commence par faire le tri dans l’organisation interne de celle-ci. À titre individuel, c’est exactement la même chose ! La première étape est de se lancer dans un grand nettoyage de printemps, avant de mettre en place de nouvelles habitudes et stratégies personnelles. On pourrait vous dire “allez-y, et revenez quand vous avez fini !”. Mais on est sympa, on va vous guider étape par étape.
Avez-vous entendu parler du concept de Marie Kondo ? Il est très simple : prenez n’importe quoi dans votre maison (sauf vos enfants), et demandez-vous : cet objet m’apporte-il du bonheur, ou m’est-il réellement utile ? On ne vous suggère pas d’être minimaliste, mais simplement rationnel… On est avec vous, c’est parti pour un grand ménage ! Profitez également de cette période de confinement pour vous occuper de ce qui vous préoccupe le reste de l’année : des démarches administratives en retard ? Des abonnements inutiles ? Remettre de l’ordre dans votre espace personnelle vous permettra d’y voir plus clair dans votre quotidien.
Toujours dans l’optique de nettoyer et trier, passons maintenant à votre espace digital. À vous d’appliquer plus ou moins en profondeur nos conseils, mais sachez que cet aspect est trop souvent négligé, et son importance sous-estimée.
Vous devez faire de la place dans votre esprit. Tout le travail fait précédemment a permis de réduire et optimiser le flux d’informations autour de vous. Maintenant, à vous également d’optimiser la façon dont vous gérez l’information entrante pour qu’elle ne perturbe pas votre capacité à être concentré et productif . Nous proposons pour ça quatre axes de changements qui vous aideront à être plus performant dans votre quotidien.
Méditer a de nombreux impacts positifs sur votre santé mentale, votre productivité, et plus généralement votre bien-être. Il existe de nombreuses applications sur smartphone pour faire de la méditation guidée, sur des formats plus ou moins courts (donc aucune excuse pour ne pas essayer). Chez Trésoria, on est fan de Petit Bambou !
En tant que professionnel, vous êtes constamment sollicité. Et durant les rares moments où vous pourriez vous libérer de ce flux constant d’informations, les réseaux sociaux et autres distractions vous supplient de leur prêter un peu d’attention. En fait, s’ennuyer, ou plutôt ne rien faire n’a rien d’improductif. Ces moments permettent de penser, de planifier, de ralentir la cadence et prendre du recul sur ce qui vous entoure .
Un esprit sain dans un corps sain. Manger équilibré, faire du sport, dormir suffisamment. On ne va pas paraphraser les milliers d’articles couvrant le sujet. Mais comme pour les “habitudes productives”, nous avons un conseil à donner : n’essayez pas de changer complètement vos routines du jour au lendemain. Au mieux, ça marchera un temps, au pire pas du tout.
Tentez plutôt d’appliquer de petits changements, comme par exemple remplacer le sandwich du midi par une salade, lire un article de notre blog plutôt qu’une série Netflix avant d’aller au lit . Tous ces petits changements positifs, au bout d’un certain temps, auront de larges répercussions positives sur vous, vos proches, et votre entreprise
.
On espère sincèrement que cet article vous aura permis de rentabiliser au mieux cette période de confinement. Nous restons à votre disposition pour tout renseignement utile à la mise en place de ces actions dans votre entreprise, et nous vous souhaitons le meilleur pour la reprise de votre activité, avec Trésoria à vos côtés
Accrédité par l’ORIAS comme courtier en opérations de banque et en services de paiement sous le n°18003747
Responsabilité professionnelle n° BERCP100199-1
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